W większości biur codziennie lądują w koszu niezwykle duże ilości różnorodnych dokumentów. Niektóre z nich są zupełnie bezwartościowe, jednakże z pewnością możemy w nich odszukać także i takie, które posiadają znaczące dane. Mogą to być między innymi dane finansowe, strategie sprzedażowe bądź też objęte szczególną ochroną dane personalne. Warto więc dowiedzieć się, jak właściwie powinno przebiegać skuteczne niszczenie dokumentów w naszym biurze.

biuro
Autor: Bernt Rostad
Źródło: http://www.flickr.com
Zanim zainwestujemy w profesjonalne niszczarki i polecimy każdemu pracownikowi niszczenie – https://www.destroy.pl – dokumentów, powinniśmy przygotować … dokument, w jakim zamieszczone zostaną dokładne co do tego wytyczne. Z nim musi zaznajomić się każdy nowy pracownik w firmie (doczytaj). Powinniśmy także zorganizować szkolenie objaśniające, dlaczego należy niszczyć dokumenty oraz uwzględnić zagrożenia, jakie mogą wynikać z niewłaściwego zabezpieczenia dokumentów czy nieprawidłowego ich niszczenia.

Niszczenie (zobacz odnośnik do serwisu) dokumentów w miejscu, w którym powstały, jest jednym z najbezpieczniejszych rozwiązań, bowiem w ten sposób będziemy mieć pewność, iż firmowe informacje są chronione i raczej nie dostaną się w niepowołane ręce. Oprócz tego na rynku obecnie działa wiele firm pomagających w niszczeniu ważnych dokumentów. Jednak trzeba wiedzieć o tym, iż zlecając to zadanie zewnętrznej firmie, może zaistnieć pewne ryzyko, że dostaną się one w nieodpowiednie ręce już na etapie ich transportu czy też podczas ich liczenia.

biuro
Autor: Black Red White
Źródło: Black Red White
Poza tym należy zadać dobie pytanie, co z informacjami, jakie zamieszczone są na elektronicznych nośnikach. Większość z nas pozbywa się danych w typowy sposób, np. formatując dyski. Powinniśmy jednak pamiętać, iż usuwanie i przywrócenie poszczególnych informacji jest bardzo łatwe, dlatego też jeśli posiadamy ściśle tajne informacje, należy umieszczać je na nośnikach optycznych, magnetycznych czy elektronicznych, które posiadają bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa.

Ważne jest także wyznaczenie miejsca niszczenia dokumentów. Powinno się znajdować w takim pomieszczeniu, do którego wszystkim pracownikom będzie „po drodze”. Jednocześnie warto uczulić ich na to, by pamiętali, jak ważne jest niszczenie dokumentów w odpowiedni sposób. W ten sposób przyczynimy się do zwiększenia bezpieczeństwa w firmie, a jednocześnie unikniemy przykrych konsekwencji.

 
 

Theme by HermesThemes

Copyright © 2020 Manate eCenter. All Rights Reserved