Zwyczajny Kowalski, przede wszystkim jeżeli jest właścicielem własnej firmy, posiada dużo dokumentów, powiązanych przykładowo ze sprawami bankowymi lub urzędowymi. Część z nich jest dosyć istotna, z tego powodu nie można ich zgubić. Posiadanie porządku w dokumentach niestety nie zawsze jest prostym zadaniem. O czym w takim przypadku przede wszystkim należy pamiętać?

szafka na dokumenty
Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Istotne znaczenie ma regularne sprawdzanie dokumentów. Im częściej się to odkłada, tym poukładanie wszystkich pism jest dużo trudniejsze. Warto raz na miesiąc bądź dwa przejrzeć wszystkie zgromadzone dokumenty oraz pozbyć się tych, które nie są już potrzebne. Takie brakowanie dokumentów to naprawdę istotna czynność, szczególnie w firmach, w których ich ilość jest większa. Naturalnie, należy pamiętać że dokumentów nie można wyrzucać, gdyż czasami znajdują się na nich istotne informacje, które mogłyby zostać w niewłaściwy sposób wykorzystane przez osoby nieupoważnione. Każdy dokument trzeba dokładnie podrzeć albo pociąć. Utylizacja dokumentów niekiedy zajmuje sporo czasu, w związku z tym firmy dosyć często decydują się na zakup specjalnych niszczarek, które ułatwiają to zadanie. Planując porządki w dokumentach, wskazane jest zaopatrzyć się w parę niezbędnych akcesoriów, takich jak chociażby segregatory i foliowe koszulki, do których będzie się wkładało kolejne kartki. Segregatory można podpisać, żeby wiedzieć, jakie dokumenty się w nich znajdują. Znakomitym rozwiązaniem są również kolorowe karteczki, na których będzie się spisywało ważne informacje. Nie można odkładać segregacji dokumentacji na później – idź tutaj.

segregatory z dokumentami
Autor: osseous
Źródło: http://www.flickr.com
Brak porządku może okazać się brzemienny w skutkach, gdy w kłopotliwej sytuacji będzie się szukało ważnych pism lub zaświadczeń, a ich znalezienie w bałaganie zajmie sporo czasu. Co więcej, jeżeli raz już uporządkuje się wszystkie dokumenty, trzeba starać się ten porządek utrzymać i następne dokumenty wkładać do konkretnych koszulek oraz segregatorów. Dzięki temu, zaoszczędzi się sobie pracy w przyszłości. Nieprzydatnych dokumentów z kolei nie należy składować bez celu, tylko natychmiast powinno się je precyzyjnie niszczyć.

Więcej – Destroy

 
 

Theme by HermesThemes

Copyright © 2021 Manate eCenter. All Rights Reserved