Dużo zakładów pracy, zarówno z sektora publicznego jak i z prywatnego ma obecnie kłopot z zniszczeniem, czyli brakowaniem niepotrzebnych papierów. Rozwiązaniem tej trudnej sytuacji jest przyjęcie do pracy archiwisty lub firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w pracach archiwizacyjnych, w tym w niszczeniu.

Zgodnie z obecnym prawem dokumenty w zakładach państwowych mogą być utylizowane tylko po uzyskaniu aprobaty z archiwum państwowego, co więcej aby ją uzyskać przedsiębiorstwo musi posiadać uporządkowane archiwa, co jednak w wielu przypadkach nie jest czymś oczywistym. Bardzo często jest to żmudna praca wymagająca dużej ilości cierpliwości i informacji na temat obecnej i przeszłej struktury przedsiębiorstwa. W firmie państwowej musi działać instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt (każdy z tych aktów zatwierdza archiwum państwowe), znaczy to, iż całość nieprzydatnej dokumentacji (powyżej 2 lat od zakończenia sprawy) powinna znajdować się w archiwum zakładowym albo składnicy akt. Jeśli te obostrzenia są spełnione osoba odpowiedzialna za archiwum może przystąpić do wydzielania dokumentacji, którą trzeba wybrakować.
dokumenty
Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po dokonaniu tych czynności przystępuje się do przygotowania protokołu brakowania dokumentów.

Zainteresował Cię ten post i chcesz znaleźć podobne materiały? Kliknij zatem ten link oraz zobacz więcej porad w treści!

Polega to na utylizacje tych akt. Taki protokół dostarcza się do właściwego archiwum państwowego. Po uzyskaniu pozwolenia na wybrakowanie dokumentów trzeba nawiązać kontakt z firmą, w której odbędzie się utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – duże miasta – to tam powinniśmy szukać właściwych kontrahentów – poznaj ofertę LRG Łódź .

Prezentowany tekst jest niesamowicie interesujący? Jeżeli też takie jest Twoje zdanie, to wejdź na niezły serwis, który posiada podobnie wartościowe dane.

Przeważnie są to przedsiębiorstwa całościowo trudniące się archiwizacją, czyli posiadające odpowiednie środki do ewidencjonowania, gromadzenia i brakowania dokumentów. Powierzając swoje zbiory tego rodzaju firmie koniecznym jest sprawdzenie czy posiada ona wszelkie potrzebne certyfikaty, zarówno w zakresie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet anegdotyczna Kozia Wólka powinna przedstawić taki certyfikat, a także w zakresie ochrony danych osobowych.

Nieodzownym jest sprawdzenie rzeczonych dokumentów przed przekazaniem swojej dokumentacji do utylizacji. Za brak takich zezwoleń grążą poważne kary. Jeśli chodzi o firmy prywatne to do utylizacji dokumentacji nie potrzebna jest akceptacja archiwum państwowego, jednak warto stosować procedury dotyczące omawianego procesu nawet w małej firmie. Dzięki zastosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt jest możliwe zachowanie porządku w dokumentacji, jak również uniknąć sytuacji, w której będzie zniszczone coś co mogłoby być dla nas użyteczne.

Należy właściwie prowadzić dokumentację swojego przedsiębiorstwa, mimo, iż niejednokrotnie wymaga to dużej dozy pokory i cierpliwości. Czas poświęcony na uporządkowanie dokumentacji wraca w dwójnasób, gdy musimy szybko odszukać jakieś istotne pismo.
 
 

Theme by HermesThemes

Copyright © 2021 Manate eCenter. All Rights Reserved