Kiedy ktoś powołuje do życia w naszym państwie firmę, nie zawsze wie, jak wiele różnych dokumentów będzie musiał gromadzić i składować. Poczynając od różnych pism urzędowych, pozwoleń, faktur, aż po akta pracownicze i korespondencję. W jakimś miejscu należy je trzymać. A gdy nie są już potrzebne? Niszczenie dokumentów nie jest wcale tak łatwą sprawą.

szafka na dokumenty
Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Nade wszystko trzeba oddzielić te, które są archiwalne i nadal potrzebne, od tych niepotrzebnych. Później pamiętać o tym, że niszczenie – więcej w serwisie – dokumentów musi odywać się w określony sposób. Nie można ich najzwyczajniej w świecie zebrać i wyrzucić na śmietnik. Powinny zostać właściwie podarte, tak, aby nie dało się odczytać z nich żadnych informacji – to bardzo istotne przy tak zwanych danych wrażliwych. Ciekawym rozwiązaniem na pozbycie się dokumentacji, niezawierającej tak istotnych danych jest recykling dokumentów. Okazuje się, że to nic ciężkiego do zrobienia, nie wymaga sporo działań, a niepotrzebny papier może zostać raz jeszcze przetwarzany.

Zobacz również: – niszczenie dokumentów księgowych

Dodatkowo – dana firma nie musi się tym zajmować sama! Obecnie w Rzeczypospolitej istnieje kilka firm, które recykling dokumentów mają w swojej ofercie. Na ogół wygląda to tak, iż firma przywozi do określonego zakładu swoje zaplombowane kartony i umiejscawia je w ważnych miejscach biura (idealnym miejscem najczęściej jest pomieszczenie ksero). Zatrudnione w firmie osoby mogą do nich wkładać niepotrzebny, zużyty papier. Kiedy pudła się zapełniają, firma od recyklingu zabiera je z biura. Co istotne – następnie niszczy (ciekawostka – można zażyczyć sobie, by ten proces był sfilmowany!), a właściciel otrzymuje certyfikat > certyfikat iso 9001. Nieco inna sprawa występuje z zakładami państwowymi i placówkami oświatowymi.

Więcej informacji – – brakowanie dokumentów

Te muszą nade wszystko przeprowadzać brakowanie dokumentów. O co w tym wszystkim chodzi? Należy oddzielić dokumenty, nie będące już ważne czasowo (np. – arkusze z ocenami). Zazwyczaj brakowanie dokumentów powinno odbywać się raz do roku, zdarza się jednakże, że robi się to rzadziej (na ogół dotyczy do jednakże małych składnic). Bardzo istotną informacją w tym temacie jest to, iż, by tego typu partie dokumentów zniszczyć, zgodę musi najpierw wyrazić dyrekcja danej placówki.
 
 

Theme by HermesThemes

Copyright © 2020 Manate eCenter. All Rights Reserved