Usuwanie dokumentów jako jeden z elementów polityki przedsiębiorstwa

Usuwanie dokumentów jest jednym z elementów polityki firmy. Proces taki powinien zawierać równolegle pisma podręczne, oraz dokumenty archiwalne. Taktyka niszczenia dokumentów musi zostać wykonywana na każdych pułapach firmy, oprócz tego sprawdzona przez zewnętrznego audytora. Niszczenie dokumentów musi mieć charakter postępowania ciągłego, a nie czasowego wydarzenia.

Taktyka winna być dobrana do procedurzwiązanych z rozkwitem firmy.

Początkowym krokiem budowy strategii niszczenia dokumentów, jest posegregowanie wszystkich posiadanych dokumentów, które traktowane są jako pisma poufne – porównaj tu. Są to tajne dane personalne i poufne dane gospodarcze. Dokumenty poufne nie powinny zostać wyrzucone, albo oddane do skupu makulatury, musi być użyte niszczenie dokumentów (www.happytree.com.pl/). Niszczarki biurowe nie są w stanie poradzić sobie z większą ilością dokumentów.

Bezpieczne sprawdź – niszczenie dysków twardych dokumentów, jest tokiem czasochłonnym i drogim. Łatwym sposobem pozbycia się owego kłopotu jest zlecenie tego wyspecjalizowanej firmie. Firma ta zapewni bezpieczeństwo danych na każdym etapie. Dużej jakości sprzęt zezwala na skuteczne niszczenie dokumentów z różnej grubości papieru bez konieczności wyjmowania ich z teczek, likwidowania zszywek, okładek, części oprawy, demontowania nośników optycznych, oraz innych detali z metalu, bądź plastiku.

Każde materiały trafiają prosto do maszyny niszczącej. Utylizacja dokumentów jest protokołowana, a po całkowitym procesie właściciel dokumentów odbiera certyfikat zaświadczający o zniszczeniu dokumentów. Utylizacja dokumentów dotyczy niszczenia dokumentów papierowych i danych zapisanych na nośnikach informatycznych. Proces niszczenia dokumentów podlega dokładnym zasadom, które wytyczają międzynarodowe zasady.

Więcej informacji: profesjonalne niszczenie dokumentów

Do rzetelności i uwagi przy składowaniu, również niszczeniu dokumentów winna inspirować pracodawców przede wszystkim myśl o ochronie ich firmy. Zabezpieczenie danych dotyczących umów i partnerów, wyciągów bankowych, ale też danych osobowych pracujących chroni przed ich kradzieżą.